Järgmine koolitus: 11.10.2022 - Tallinn - Sügiskonverents 2022 Registreeri / loe lähemalt

Alustage dokumendihaldussüsteemist igaühele – portaalis eesti.ee on mõndagi teha

MaksuMaksja: 2020 – aprill (nr 4)

Alustage dokumendihaldussüsteemist igaühele – portaalis eesti.ee on mõndagi teha

Lehekülg: 13
Jaanus Nurmoja
Kodanikuaktivist
Veebiväljaandes avaldatud artikkel võib erineda paberväljaande omast (nt viidete ja lisade osas).

Olin sügisel ametis ühe avaliku kirjaga, mille allkirjaosas soovisin mitte piirduda mõttekaaslaste loeteluga, vaid koguda neilt ka digiallkirju ja seda kodanikuportaali eesti.ee vahendusel. Oletasin, et see võib kujuneda katsumuseks, mis aga osutus oodatust hullemaks. Olgu öeldud, et edastasin juba tookord eesti.ee haldajatele ja arendajatele oma mõtted, mis võiks teisiti olla, et see keskkond oleks kasutajasõbralik. Jagan neid nüüd ka ajakirja lugejatega, seda enam, et minister e-riigile restardi välja kuulutas.

Selleks et dokumenti eesti.ee kaudu teisele eraisikule allkirjastamiseks esitada, peab praegu teadma tema isikukoodi. Hea, kui seda varasemast tead. Kui ei tea, pead omanikult küsima, ja kui vastuse saamine venib, siis otsima kolmandatest allikatest (äkki on äriregistis olemas). Eriti hea, kui Google leiab üles. Siis jääb vaid üle sõbralt igaks juhuks küsida ,kas selle isikukoodi taga on tema ise või mõni temaga samal päeval sündinud nimekaim.

Kaasallkirjastajaid tuleb juhendada, et dokumendi allkirjastamiseks peab minema „vanasse portaali”. Üks aga ei saa seal mingil põhjusel allkirja panna, teisel paneb portaal vägisi tema enda nime asemel organisatsiooni nime, mille juhatuses ta on, ning tagatipuks selgub, et ühel allkirjastajal ei ole kontot kodanikuportaalis aktiveeritud, sest ta polnud sellisest asjast kuulnudki. Ei jäägi muud üle, kui solgutada bdoc-faili Facebooki vestluses edasi-tagasi nagu ennemuistsetel aegadel.

Vaat mida kõike peab tegema, selle asemel et lihtsalt muuta dokument kättesaadavaks kõigile, kellel on link, saata link kaasallkirjastajatele ja paluda neil oma digiallkiri anda!

Eeltoodu ei ole mõistagi ainus põhjus väita, et minu kui tavalise e-kodaniku silmis on portaali eesti.ee arendamine jäänud toppama. Moodsa (ja ilmselt mobiilisõbraliku) kujunduse loomist ei saa arendamiseks nimetada, kui vähemalt senisedki funktsionaalsused ei ole sinna taha kolinud.

Õnneks, nagu juba mainisin, on alles ka nn vana portaal (st vana kujundusega) ning seal saab alajaotise „Minu dokumendid” kaudu saata dokumente otse asutuste dokumendihaldussüsteemidesse. Muide, vastupidi ka, aga nii kaua kui mina selle keskkonna kaudu olen asju ajanud, on vaid üks asutus taibanud mulle vastuskirja sinnasamasse eesti.ee-sse tagasi saata — Õiguskantsleri kantselei! See näitab, et probleeme on ka riigiasutuste teadlikkusega isegi neist võimalustest, mida portaal eesti.ee  täna juba pakub. Erasektorist, MTÜ-dest ja SA-dest ei ole mõtet rääkidagi.

Alustaks kodaniku dokumendihaldussüsteemist

Just neid asjaajamist toetavaid võimalusi peaks eesti.ee portaalis edasi arendama. Miks ei võiks igal kodanikul olla oma piiramatu andmemahuga dokumendihaldussüsteem, mis oleks funktsionaalsustelt ja staatuselt sisuliselt samaväärne asutuste DHS-idega? Algust on selles suunas liikumiseks ju ammu tehtud.

Ideaalis näitaks „Minu dokumendid” alajaotus eesti.ee-s kõiki dokumente, mille kodanik on mis tahes veebikeskkonnas allkirjastanud. Kui seda on palju tahetud, siis võiks ju mõelda vähemalt riigi ja KOV infosüsteemides allkirjastatud või lihtsalt seda kodanikku puudutavate dokumentide kuvamist kodaniku dokumendiloetelus. Ehk saab sel juhul kuvada sealsamas ka menetluse käiku asutuses, kuhu kodanik on dokumendi saatnud.

Kindlasti ei ole sellise dokumendihoidla mõte üksnes asjaajamine, vaid ka lihtsalt oluliste andmete talletamine. Näiteks selleks, et dokument saaks külge ajatempli, mille järgi hiljem tõestada, et just sel hetkel oli dokumendihoidla omaniku valduses just sellise sisuga dokument (või dokumendid). Nii saab dokumendihoidla omamoodi personaalse notari rolli. Sellest võib abi olla näiteks vaidlustes intellektuaalse omandi üle.

Kas kodaniku DHS-il peaks olema ka avalik väljund, nagu seda on riigi ja KOV asutuste dokumendiregistrid? Kui, siis ehk nii, et kodanik otsustab ise, kas ta seda tahab või mitte ja mida ta avalikustab. Kuid avalikustamispoliitikas on ilmselt liialt palju tehnilisi nüansse, et seda siin lahata.

Kindlasti peaks aga olema võimalik luua kodanikuportaali oma dokumendivorm, mis võimaldab kasutajal luua korrektselt vormistatud dokumendi sealsamas veebikeskkonnas ning mis kirjutab digiallkirjakonteinerisse dokumendi sellisel kujul, et seda poleks veebilehel avades vaja oma arvutisse alla laadida. Veelgi vahvam, kui inimesel poleks vaja tegelda oma nime, kuupäeva ning muude rekvisiitide kirjutamise ja vormistamisega dokumendi tekstis, kuna need lisanduvad ise automaatselt.

Võib-olla on need kellegi arvates vähetähtsad või igavad tehnilised pisiasjad, aga kui tahta, et e-riik ajaga kaasas käiks ja oleks kodanikusõbralik, siis tulebki just sellistele detailidele mõelda. Selleks ei pea olema IT-spetsialist.